PONTIANAK, SP - Pengelolaan arsip kembali ditegaskan sebagai fondasi penting dalam tata kelola pemerintahan. Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Pontianak menilai arsip bukan sekadar dokumen, melainkan sumber data, penjaga sejarah, dan alat utama dalam menjaga akuntabilitas.

Pemerintah Kota Pontianak terus mendorong penguatan tata kelola administrasi melalui pembenahan sistem kearsipan.

Langkah ini dinilai krusial untuk menjaga kualitas pelayanan publik sekaligus memastikan setiap kebijakan memiliki jejak dokumentasi yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Sekretaris Daerah Kota Pontianak, Amirullah, menegaskan bahwa arsip memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan pemerintahan.

Menurutnya, arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, tetapi menjadi pilar penting dalam menjaga memori organisasi serta mendukung proses pengambilan keputusan.

“Tanpa pengelolaan arsip yang baik, informasi yang kita butuhkan saat ini untuk pengambilan keputusan akan sulit ditemukan. Risiko hilangnya jejak sejarah institusi juga menjadi sangat nyata,” ujarnya saat membuka Workshop Kearsipan di Aula Perpustakaan Kota Pontianak, Rabu (15/4/2026).

Ia menjelaskan, tertib administrasi hanya bisa terwujud apabila setiap perangkat daerah disiplin dalam pengelolaan dokumen.

Dua hal utama yang menjadi perhatian adalah pemberkasan yang sistematis agar dokumen mudah ditelusuri, serta penyusutan arsip yang tepat agar dokumen yang tidak lagi memiliki nilai guna tidak menumpuk.

Lebih jauh, Amirullah menekankan bahwa arsip sejatinya merupakan rekaman peristiwa yang suatu saat akan dibuka kembali saat dibutuhkan.

Dalam konteks pemerintahan, arsip memiliki fungsi penting untuk meluruskan sejarah, membuktikan kebenaran data, hingga menjadi dasar penyelesaian sengketa.

“Kalau terjadi klaim atau perkara hukum, yang dipakai bukan katanya, bukan infonya, tapi datanya, arsipnya. Jadi tugas di bidang kearsipan ini sangat penting, karena menjaga sejarah dan meluruskan sejarah bila ada yang dibelokkan,” tegasnya.

Ia juga mengingatkan agar seluruh perangkat daerah tidak memandang remeh pengelolaan arsip, khususnya dokumen kebijakan dan keputusan strategis. Menurutnya, dokumen yang hari ini terlihat biasa saja bisa menjadi sangat penting di masa mendatang.

“Pak Wali Kota berpesan supaya Bapak-Ibu serius. Ikuti dua hari kegiatan ini dengan baik, tangkap materinya, lalu kaitkan dengan kenyataan sehari-hari di tempat kerja masing-masing,” katanya.

Sementara itu, Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pontianak, Rendrayani, menjelaskan bahwa workshop kearsipan digelar selama dua hari dengan melibatkan 72 peserta dari berbagai perangkat daerah.

Kegiatan ini mengusung tema “Pemberkasan dan Penyusutan Arsip untuk Mewujudkan Tata Kelola Arsip yang Akuntabel di Lingkungan Pemerintah Kota Pontianak”.

Menurutnya, kegiatan ini menjadi langkah penting untuk memperkuat pemahaman aparatur terkait pengelolaan arsip, terutama dalam hal pemberkasan dan penyusutan yang hingga kini belum sepenuhnya diterapkan secara merata.

“Untuk penyusutan arsip ini memang baru beberapa perangkat daerah yang sudah melaksanakan, tetapi belum seluruhnya. Padahal ini menjadi indikator untuk pengawasan kearsipan, baik internal maupun eksternal,” ungkapnya.

Rendrayani menambahkan, workshop ini juga menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, yakni Ranggati Hatni Wuryatini.

Kehadiran narasumber dari ANRI diharapkan mampu memberikan penguatan teknis sekaligus memperdalam pemahaman peserta terkait praktik kearsipan yang sesuai standar nasional.

Melalui kegiatan ini, Pemkot Pontianak berharap pengelolaan arsip di lingkungan pemerintah daerah semakin tertib, efektif, dan akuntabel, sehingga mampu mendukung pelayanan publik yang lebih baik serta memperkuat kepercayaan masyarakat. (din)